Cambiar al administrador de fincas en una comunidad de vecinos puede parecer un proceso engorroso, pero muy necesario, sobre todo cuando se empiezan a evidenciar fallas en su desempeño; en ese momento, se deben aplicar ciertos pasos para poder recuperar el orden administrativo, minimizando los daños colaterales que pueda traer consigo las malas prácticas de la administración saliente.

El proceso para cambiar un administrador de fincas por las comunidades de vecinos tiene su punto de partida en el momento que se deja de cumplir lo contemplado por el Consejo General de Colegios Administradores de Fincas España, el cual explica las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que la persona que desempeñe este rol debe seguir. Cuando una comunidad de vecinos detecta inconsistencias en estas prácticas, es el momento de proceder a un cambio de rol.

La comunidad de vecinos será la encargada de iniciar el proceso de cambio de administrador de fincas, para efectos legales se necesitará una doble mayoría al momento de someter a votación este proceso. En tal sentido, será necesario contar con más del 50% de los propietarios, es decir, la mitad más uno de ellos, para darle validez al proceso. En cuanto a los porcentajes representativos de los propietarios, estos estarán asociados en función al tamaño de la propiedad o participación contemplada con anterioridad.

Fases para cambiar al administrador de fincas

El cambio de administrador de fincas se puede contemplar por fases según la comunidad de vecinos, la primera de ellas no tiene que esperar a la junta ordinaria anual de propietarios para iniciar el cambio de administrador. Esta primera fase contempla que se puede hacer una junta extraordinaria en cualquier momento, la cual debe estar convocada por el presidente de la comunidad, en este caso no existe un número mínimo de convocantes para que tenga legalidad.

Para que se pueda activar la fase dos del cambio de administrador, la comunidad de vecino tendrá que contar con un 25% de los propietarios, incluso se puede realizar sin la presencia del presidente o del mismo administrador, en este caso será necesario notificar o todos los propietarios, así no vayan a asistir. La tercera fase de esta transición ya deberá estar contemplada una alternativa administrativa.

En la cuarta fase, ya se debería tener la aprobación de la mitad de la comunidad de vecinos, más uno de sus integrantes, para accionar el cambio de administración como tal; en esta etapa se debe notificar por escrito al administrador saliente, proporcionándole al menos un mes de plazo para realizar el cambio. En la quinta fase se deben presentar las razones del cambio de administración bajo la premisa de causa justa, es decir que represente una mejora, que pueden ser netamente económicas o éticas.

En la sexta y última fase del cambio administrativo, se debe establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad de vecinos, momento en el que el administrador saliente debe ejecutar y presentar el cierre de la contabilidad hasta la fecha de su salida, la cual estará sometida a revisión por el administrador entrante.

Documentos que se deben contemplar en el cambio de administrador

Cuando se hace la transición del administrador saliente al administrador entrante, la comunidad de vecinos debe velar que se entreguen documentos como el listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y formas de pago de los diferentes recibos de la comunidad, de igual forma se deben entregar los últimos recibos ordinarios emitidos y en el caso de existir, las derramas pendientes, así como la nómina y los seguros sociales abonados, de existir empleados.

La comunidad de vecinos debe verificar que se entregue la tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, el contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad, el contacto de los proveedores de obras pasadas y obras y mantenimientos en curso y el contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias. Finalmente, se debe entregar el libro de actas de la comunidad incluyendo la última acta, los estatutos y la escritura de obra nueva y división horizontal.