Seguro has oído hablar sobre los libros de actas dentro de las comunidades de vecinos. No es más que un recurso vital y muy importante en grupos de propietarios. Es necesario para realizar registros legales sobre lo sucedido en las diferentes reuniones realizadas por todos los miembros de la comunidad. Sirve, en definitiva, para registrar decisiones, temas y acuerdos tomadas con respecto a la comunidad.
A continuación, te compartimos 10 cosas que debes saber sobre los libros de actas. Con todo lo que cualquier comunidad de vecinos necesita para optimizar sus reuniones.
Información contenida
¿Qué información deben contener los libros de actas? La fecha y hora exacta de cada reunión, así como el motivo de la misma. Adicional, los diferentes temas que se han tratado en dicha reunión. A su vez, hay que identificar el carácter de cada reunión. Si son ordinarias o extraordinarias. No podemos olvidar indicar el número de asistencia (cantidad y datos de propietarios o de sus representantes que han asistido a la convocatoria)
Resumen
Los libros de actas deben llevar un resumen detallado de los asuntos debatido y acuerdos conseguidos. Desde decisiones sobre realización de obras de accesibilidad, contratación de servicios tercerizados como vigilancia o aseo y mucho más.
Votaciones
Al ser una bitácora para las comunidades de vecinos, es importante que los libros de actas tengan, adicionalmente, el resultado de las diferentes votaciones emitidas por los participantes, así como la respectiva aprobación del acta.
Validación para los libros de actas
Hablamos de un documento que debe ser totalmente legal y válido. Así que, el mismo, deberá facilitar toda la información detallada en el punto primero.
Va formado por cargos representativos
Los libros de actas de las comunidades de vecinos, llevan la firma del presidente y del secretario designados por los miembros de la comunidad.
Legalización anual
Por otra parte, es necesario legalizar todos los años los libros de actas. Para ello, el acta debe ser presentada en un plazo máximo de 4 meses en el Registro Mercantil después del cierre del ejercicio. Como el año acaba el 31 de diciembre, el fin del plazo llegará al terminar cada abril.
Protección y custodia
Los miembros de la comunidad de vecinos, están obligados a custodiar los libros de actas durante un mínimo de cinco años. Esto según el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal. Deben mantenerse protegida la información referente a las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. Como comentamos en el punto 5, es el secretario de la Comunidad, el encargado de cuidar esta acta. En caso de no poder hacerlo, deberá encargarse el presidente.
Cierre de las actas
Para poder cerrar los libros de actas, estos deberán ser firmados con las firmas del presidente y del secretario. Este cierre se hará al terminar la reunión e incluso, dentro de los diez días hábiles siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, a menos que la Ley previere lo contrario.
Cada acta se debe remitir a los propietarios.
Cada miembro de las comunidades de vecinos, deben recibir una copia del acta. Y la recepción de los libros de actas enviados, deben estar aseguradas.
¿Cuándo se considera equivocado un libro de acta?
Siempre que estos libros expresen errores en la fecha y lugar, propietarios asistentes o los acuerdos adoptados, los datos deben ser corregidos antes de la siguiente reunión. También se considerarán errores de los libros de actas, mal conteo de votos o cuotas de participación no precisas. Así como que carezcan de las firmas del presidente y el secretario.
